Конференция без сбоев: микрофоны, экран, презентации и запасной план

На конференции гости прощают скромный кофе-брейк, но не прощают спикера, которого не слышно, и слайды, которые не открылись. Вся техника работает на одну задачу: чтобы каждого выступающего слышали и видели из последнего ряда.

Разберём по порядку, что для этого нужно.

Микрофоны

Посчитайте, сколько микрофонов должно работать в одну и ту же минуту. Общее число спикеров тут важно меньше.

• Доклад. Один спикер, один микрофон. Плюс микрофон ведущему.
• Панельная дискуссия. Микрофон каждому участнику и модератору. На пятерых участников это шесть микрофонов.
• Вопросы из зала. Один-два ручных микрофона, которые помощник носит по рядам.

Петличный микрофон удобен для спикера, который ходит по сцене и жестикулирует. Ручной надёжнее, когда спикеры меняются каждые десять минут: петличку надо успеть снять и надеть на следующего.

Звук в зал

Для конференции важна разборчивость речи, громкость тут вторична. Колонки ставят так, чтобы голос доходил ровно до задних рядов и не бил по ушам первым.

Число колонок зависит от зала, рассадки и высоты потолков. В длинном узком зале может понадобиться дополнительная пара колонок в середине. Это решается при расчёте, если вы прислали фото и план зала.

Экран и презентации

Выбор между LED-экраном и проектором зависит от зала:

• проектор подходит для затемнённого зала и небольшой аудитории;
• LED-экран хорошо видно при дневном свете и ярком освещении сцены, его можно собрать нужного размера.

Размер экрана прикидывают от дальнего ряда: оттуда должен читаться текст на слайде. Если зал большой, иногда ставят дополнительные экраны по бокам или в середине.

Отдельный вопрос: откуда идут презентации. Лучше всего, когда все слайды заранее собраны на одном ноутбуке у техника. Когда каждый спикер подключает свой ноутбук, на переключение уходят минуты, а у кого-то не окажется нужного переходника.

Что проверить на площадке

До прихода гостей техник и ответственный со стороны заказчика вместе проходят по списку:

1. Каждый микрофон включается и звучит из каждой части зала.
2. Микрофоны не фонят, когда спикер подходит к краю сцены.
3. Все презентации открываются, видео в них воспроизводится со звуком.
4. Кликер переключает слайды на нужном ноутбуке.
5. Экран читается из последнего ряда.
6. Если есть синхронный перевод или трансляция, их тоже проверяют на месте.

Ориентир, который советуют организаторы: техника смонтирована и настроена за несколько часов до прихода гостей. Точное время зависит от площадки и объёма оборудования.

Запасной план

Сбои случаются у всех. Разница в том, сколько секунд гости их замечают. Минимальный запас для конференции:

• запасные радиомикрофоны и комплект батареек;
• второй кликер;
• запасной ноутбук с копией всех презентаций;
• проводной микрофон на случай проблем с радиосигналом;
• техник за пультом на всё время программы.

Последний пункт самый важный. Микрофон, который начал фонить, звукорежиссёр за пультом поправит за пару секунд. Без человека за пультом спикер будет стучать по микрофону, а зал ждать.

Поздние изменения программы

Новый спикер за два дня до конференции звучит как мелочь. Для техники это может значить ещё один микрофон, новую презентацию и другую схему выхода на сцену. Чем раньше подрядчик узнаёт об изменениях, тем меньше доплат и суеты в день события.

Назначьте одного человека, который собирает все изменения и передаёт их техникам. Так ничего не потеряется между отделами.

Что прислать для расчёта

Для конференции подрядчику нужно знать: площадку и фото зала, число гостей и рассадку, программу с количеством спикеров и форматом (доклады, панель, вопросы из зала), нужен ли экран, трансляция или перевод.

Конференции у «Спектра» в списке основных форматов. Если для вашей программы нужен прибор, которого нет в нашем парке, мы возьмём его у партнёров. Пришлите программу и данные о зале, мы соберём комплект и посчитаем смету за 15 минут.