Как описать мероприятие, чтобы быстро получить смету

Вы пишете подрядчику «нужен звук на корпоратив» и ждёте цифру. В ответ приходит десяток уточняющих вопросов или смета «с запасом», где половина позиций вам не нужна. Подрядчик не вредничает: без данных он считает худший вариант.

Ниже список того, что стоит сообщить сразу. Если ответов на часть вопросов пока нет, напишите и об этом. «Не знаем, сколько будет спикеров» тоже полезная информация.

Дата, время и сколько длится

Подрядчику нужны три времени: когда можно заезжать на площадку, когда приходят гости и когда нужно освободить зал. От этого зависит, сколько смен работают техники и успеет ли команда смонтировать всё без спешки.

Если мероприятие идёт два дня или есть репетиция накануне, укажите это. Техника, которая стоит на площадке ночь, считается иначе, чем техника на один вечер.

Площадка

Назовите адрес и тип помещения: ресторанный зал, конференц-зал гостиницы, лофт, шатёр, открытая площадка в парке. Для расчёта полезно знать:

• примерную площадь и высоту потолков;
• есть ли сцена или подиум, или его тоже нужно привезти;
• на каком этаже зал и есть ли грузовой лифт;
• где может встать машина для разгрузки;
• есть ли у площадки свой технический райдер или ограничения по громкости.

Фото или видео зала с телефона часто заменяют половину вопросов. Отправьте их вместе с описанием, даже если снимали на бегу.

Электричество

Этот пункт чаще всего забывают. Спросите у администратора площадки, какая мощность выделена под технику и где стоит электрощит. Если мероприятие на улице или на площадке нет нормальных розеток, скажите об этом сразу: понадобится генератор, а он заметно меняет смету и логистику.

Сколько гостей и как они размещаются

Сто человек за круглыми столами в ресторане и сто человек в театральной рассадке требуют разного звука. Опишите, как стоят гости: рядами, за столами, стоя у сцены, свободно гуляют по территории. От этого зависит, сколько колонок нужно и куда их ставить.

Программа

Расскажите, что будет происходить, в том порядке, как задумано:

1. Кто выступает: ведущий, спикеры, артисты, кавер-группа, диджей.
2. Сколько микрофонов нужно одновременно. Панельная дискуссия на пять человек и один ведущий дают разный комплект.
3. Будут ли презентации, видео, прямая трансляция.
4. Нужен ли свет для фото и видео или только чтобы было красиво.
5. Есть ли танцы, награждение, выход артистов с отдельными требованиями.

Если у артиста есть технический райдер, приложите его целиком. По райдеру подрядчик видит конкретные позиции и может сразу сказать, что есть у него, а что придётся взять у партнёров или согласовать замену.

Что нужно из техники

Можно перечислить списком, можно описать задачу словами. Оба варианта работают:

• «звук на 150 человек, 4 радиомикрофона, экран для презентаций, заливной свет на сцену»;
• «конференция, три спикера, нужно чтобы всем было слышно и видно слайды из последних рядов».

Если вы не уверены в составе, пишите задачу. Подбирать комплект под задачу как раз работа подрядчика.

Отдельно отметьте, нужен ли персонал: звукорежиссёр на всё время мероприятия, художник по свету, дежурный техник. Иногда заказчик думает, что техника «просто работает сама», и в смете людей нет.

Ограничения и пожелания

Сюда относится всё, что влияет на выбор оборудования:

• нельзя сверлить и крепить к стенам;
• монтаж только после 22:00, потому что днём в зале другое мероприятие;
• колонки не должны закрывать вид на сцену;
• оборудование должно быть в чёрном цвете или спрятано в декор.

Если есть ориентир по бюджету, назовите его. Подрядчик предложит комплект, который в него укладывается, и честно скажет, чем придётся пожертвовать.

Кто отвечает со стороны заказчика

Укажите одного человека, который принимает решения и будет на связи в день мероприятия. Когда вопросы по технике решают сразу трое, программа меняется за день до события, а техника подстраивается в спешке.

Короткий шаблон

Скопируйте и заполните:

• дата и время заезда, начала, окончания;
• адрес и тип площадки, фото зала;
• электричество: есть ли щит и выделенная мощность;
• количество гостей и рассадка;
• программа по порядку и число микрофонов;
• нужны ли экран, свет, сцена, генератор;
• нужен ли звукорежиссёр или техник;
• ограничения площадки;
• контакт ответственного.

Что будет дальше

С таким описанием подрядчик считает смету по позициям, без строк «прочее» и «непредвиденные расходы». В «Спектре» расчёт по заполненному описанию занимает 15 минут. Если чего-то не хватает, мы зададим пару вопросов и вернёмся со сметой. Можно отправить описание прямо сейчас, даже если в нём пока есть пробелы.